Algemene Voorwaarden Sense HR Support

Sense HR Support is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 934660937 en is gevestigd aan Bouwakker 78 m (9203 GT) te Drachten.

Artikel 1 – Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod van Sense HR Support, elke overeenkomst tussen Sense HR Support en opdrachtgever en op elke dienst die door Sense HR Support wordt aangeboden.
2. Deze algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende, gewijzigde en vervolgopdrachten van opdrachtgever.
3. De algemene voorwaarden van opdrachtgever zijn uitgesloten.
4. Indien een of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden gedeeltelijk of geheel nietig zijn of worden vernietigd, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden in stand, en zal de nietige/vernietigde bepaling(en) vervangen worden door een bepaling met dezelfde strekking als de originele bepaling.
5. De toepasselijkheid van de artikelen 7:404 BW en 7:407 lid 2 BW is expliciet uitgesloten.

Artikel 2 – Het aanbod

1. Alle door Sense HR Support gedane aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is aangegeven.
2. Sense HR Support is slechts aan een aanbod gebonden indien deze door opdrachtgever schriftelijk binnen 14 dagen wordt bevestigd. Niettemin heeft Sense HR Support het recht een overeenkomst met een (potentiële) opdrachtgever om een voor Sense HR Support gegronde reden te weigeren.
3. Het aanbod bevat een omschrijving van de aangeboden diensten.
4. Aanbiedingen of offertes gelden niet automatisch voor vervolgopdrachten.
5. Oplevertijden in het aanbod van Sense HR Support zijn in beginsel indicatief en geven opdrachtgever bij overschrijding ervan geen recht op ontbinding of schadevergoeding, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 3 – Totstandkoming van de Overeenkomst

1. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat opdrachtgever een aanbod c.q. overeenkomst van Sense HR Support heeft aanvaard door een ondertekend nexemplaar (ingescand of origineel) aan Sense HR Support te retourneren, dan wel een expliciet en ondubbelzinnig akkoord geeft op het aanbod per e-mail.
2. Sense HR Support is niet gehouden aan een aanbod indien opdrachtgever redelijkerwijs had kunnen verwachten of heeft moeten begrijpen of behoorde te begrijpen dat het aanbod een kennelijke vergissing of verschrijving bevat. Aan deze vergissing of verschrijving kan opdrachtgever geen rechten ontlenen.

Artikel 4 – Duur van de Overeenkomst

1. De overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd, tenzij de inhoud, aard of strekking van de opdracht met zich brengt dat zij voor een onbepaalde tijd is aangegaan.
2. Zowel opdrachtgever als Sense HR Support kunnen de overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling schriftelijk met onmiddellijke ingang opzeggen indien één van de partijen in surséance van betaling verkeert, faillissement is aangevraagd of de betreffende onderneming eindigt.
3. De overeenkomst voor bepaalde tijd is niet tussentijds opzegbaar, tenzij schriftelijk anders is overeenkomen.
4. Ingeval van voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor bepaalde tijd is opdrachtgever het volledige bedrag uit het aanbod aan Sense HR Support verschuldigd.
5. Partijen kunnen de overeenkomst voor onbepaalde tijd met een schrijven beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden. Indien de overeenkomst nog geen drie maanden heeft geduurd, kan de overeenkomst worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand.

Artikel 5 – Uitvoering van de dienstverlening

1. Sense HR Support zal zich inspannen om de overeengekomen dienst met de grootst mogelijke zorgvuldigheid uit te voeren zoals van een goed dienstverlener verlangd mag worden. Sense HR Support staat in voor een professionele en onafhankelijke dienstverlening. Alle diensten worden uitgevoerd op basis van een inspanningsverbintenis.
2. De door opdrachtgever verstrekte informatie en gegevens zijn de basis waarop de door Sense HR Support aangeboden diensten en de prijzen zijn gebaseerd. Sense HR Support heeft het recht haar dienstverlening en haar prijzen aan te passen indien de verstrekte informatie onjuist en/of onvolledig blijkt te zijn.
3. Bij de uitvoering van de diensten is Sense HR Support niet verplicht of gehouden om de aanwijzingen van opdrachtgever op te volgen indien daardoor de inhoud of omvang van de overeengekomen diensten wordt gewijzigd. Indien de aanwijzingen nadere werkzaamheden opleveren voor Sense HR Support, is opdrachtgever gehouden om dienovereenkomstig de aanvullende bijkomende kosten te vergoeden op basis van een nieuwe offerte.
4. Sense HR Support is gerechtigd om voor de uitvoering van de diensten naar eigen inzicht derden in te schakelen.
5. Indien de aard en de duur van de opdracht dit vereisen, houdt Sense HR Support opdrachtgever tussentijds via de overeengekomen wijze op de hoogte van de voortgang.
6. De uitvoering van de diensten en de planning daarvan is gebaseerd op de door opdrachtgever verstrekte informatie. Indien de verstrekte informatie laat of onvolledig is, zijn de gevolgen daarvan voor rekening en risico van opdrachtgever.

Artikel 6 – Verplichtingen Opdrachtgever

1. Opdrachtgever is verplicht alle door Sense HR Support verzochte informatie alsmede aanverwante informatie tijdig en/of voor aanvang van de werkzaamheden te verstrekken.
2. Opdrachtgever geeft Sense HR Support toegang tot geautomatiseerde systemen die noodzakelijk is voor de diensten die Sense HR Support ten behoeve van opdrachtgever uitvoert. Opdrachtgever is op de hoogte van de kans dat er sprake is van een verminderde weerbaarheid tegen invloeden van buitenaf. Dit risico wordt door opdrachtgever bewust aanvaard. Sense HR Support is niet aansprakelijk voor enige schade. Opdrachtgever verleent hiermee expliciet toestemming aan Sense HR Support om de handelingen binnen de overeengekomen dienst uit te voeren.
3. Opdrachtgever staat in voor alle benodigde toestemmingen en autorisaties van derden die Sense HR Support nodig heeft om de overeengekomen werkzaamheden uit te voeren.
4. Sense HR Support is niet verplicht om de juistheid en/of volledigheid van de aan haar verstrekte informatie te controleren of om opdrachtgever te updaten met betrekking tot de informatie als deze in de loop van de tijd is veranderd, noch is Sense HR Support verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie die door Sense HR Support voor derden is samengesteld en/of aan derden wordt verstrekt in het kader van de overeenkomst.
5. Indien na de uitvoering van de werkzaamheden of indien naar aanleiding van constateringen van Sense HR Support gedurende de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat nieuwe of gewijzigde beveiligingsmaatregelen zijn vereist (zoals het veranderen van inloggegevens, wachtwoorden, afnemen van virusdetectieprogramma’s en meer), is opdrachtgever te allen tijde zelf verantwoordelijk dergelijke maatregelen te nemen.
6. Indien door Sense HR Support of door Sense HR Support ingeschakelde derden in het kader van de overeenkomst werkzaamheden worden verricht op de locatie van opdrachtgever of een door de opdrachtgever aangewezen locatie, draagt opdrachtgever kosteloos zorg voor de door of namens Sense HR Support in redelijkheid gewenste faciliteiten.

Artikel 7 – Aanvullende werkzaamheden en wijzigingen

1. Indien tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat de overeenkomst aangepast dient te worden, of op verzoek van opdrachtgever nadere werkzaamheden nodig zijn om tot het gewenste resultaat van opdrachtgever te komen, is opdrachtgever verplicht om deze aanvullende werkzaamheden te vergoeden volgens het overeengekomen tarief. Sense HR Support is niet verplicht om aan dit verzoek te voldoen, en kan van opdrachtgever verlangen dat daarvoor een aparte overeenkomst wordt gesloten en/of doorverwezen wordt naar een bevoegde derde.
2. Indien de aanvullende werkzaamheden het gevolg zijn van nalatigheid van Sense HR Support, Sense HR Support een verkeerde inschatting heeft gemaakt of de betreffende werkzaamheden in redelijkheid had kunnen voorzien, worden deze kosten niet doorberekend aan opdrachtgever.

Artikel 8 – Prijzen en betaling

1. Sense HR Support voert haar dienstverlening uit conform het overeengekomen uurtarief, tenzij anders overeengekomen. De kosten van de werkzaamheden worden achteraf berekend aan de hand van de door Sense HR Support opgestelde urenregistratie (nacalculatie).
2. Reistijd ten behoeve van opdrachtgever, en met reizen gerelateerde kosten worden aan opdrachtgever doorberekend.
3. Opdrachtgever is verplicht de kosten van derden, die na goedkeuring van opdrachtgever door Sense HR Support ingezet worden, volledig te vergoeden tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
4. Partijen kunnen overeenkomen dat Opdrachtgever een voorschot dient te betalen. Indien een voorschot is overeengekomen, dient opdrachtgever het voorschot te betalen alvorens een aanvang wordt gemaakt met de uitvoering van de dienstverlening.
5. Opdrachtgever kan geen rechten of verwachtingen ontlenen aan een vooraf afgegeven begroting, tenzij partijen uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen.
6. Sense HR Support is gerechtigd om de geldende prijzen en tarieven jaarlijks te verhogen conform de geldende inflatie tarieven.
7. Opdrachtgever dient deze kosten ineens, zonder verrekening of opschorting, binnen de opgegeven betaaltermijn zoals vermeld op de factuur te voldoen op het aan haar kenbaar gemaakte rekeningnummer en gegevens van Sense HR Support.
8. In geval van liquidatie, insolventie, faillissement, onvrijwillige liquidatie of verzoek tot betaling jegens opdrachtgever wordt de betaling onmiddellijk opeisbaar.

Artikel 9 – Incassobeleid

1. Wanneer opdrachtgever niet aan haar betalingsverplichting voldoet, en niet binnen de daarvoor gestelde betalingstermijn heeft voldaan aan haar verplichting, is opdrachtgever van rechtswege in verzuim.
2. Vanaf de datum dat opdrachtgever in verzuim is, zal Sense HR Support zonder nadere ingebrekestelling recht hebben op de wettelijke handelsrente vanaf de eerste verzuimdag tot algehele voldoening, en vergoeding van de buitengerechtelijke kosten conform artikel 6:96 BW te berekenen volgens de staffel uit het besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten van 1 juli 2012.
3. Indien Sense HR Support meer of hogere kosten heeft gemaakt welke redelijkerwijs noodzakelijk zijn, komen deze kosten in aanmerking voor vergoeding. Ook de gemaakte gerechtelijke en executiekosten zijn voor rekening van opdrachtgever.

Artikel 10 – Privacy, gegevensverwerking en beveiliging

1. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens die met gebruikmaking van een dienst van Sense HR Support verwerkt worden. Opdrachtgever staat er tevens voor in dat de inhoud van de gegevens niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op enige rechten van derden. In dit kader vrijwaart opdrachtgever Sense HR Support tegen elke (rechts)vordering welke verband houdt met deze gegevens of de uitvoering van de overeenkomst.
2. Indien Sense HR Support op grond van de overeenkomst dient te voorzien in beveiliging van informatie, zal deze beveiliging voldoen aan de overeengekomen specificaties en een beveiligingsniveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de gegevens, en de daaraan verbonden kosten, niet onredelijk is.

Artikel 11 – Opschorting en ontbinding

1. Sense HR Support is bevoegd de nakoming van de op haar rustende verbintenissen op te schorten zodra opdrachtgever in verzuim is met de nakoming van enige uit de overeenkomst voortvloeiende verbintenis, te late betaling van haar facturen daaronder begrepen. De opschorting zal terstond aan opdrachtgever schriftelijk worden bevestigd.
2. Sense HR Support is in dat geval niet aansprakelijk voor schade, uit welke hoofde dan ook, als gevolg van het opschorten van haar werkzaamheden.
3. De opschorting (en/of ontbinding) heeft geen invloed op de betalingsverplichtingen van opdrachtgever voor reeds uitgevoerde werkzaamheden. Bovendien is opdrachtgever verplicht om Sense HR Support te vergoeden voor elk financieel verlies dat Sense HR Support lijdt als gevolg van het in gebreke blijven van opdrachtgever.

Artikel 12 – Overmacht

1. Sense HR Support is niet aansprakelijk wanneer zij ten gevolge van een overmachtsituatie haar verplichtingen op grond van de overeenkomst niet kan nakomen.
2. Onder overmacht aan de zijde van Sense HR Support wordt in elk geval verstaan, maar is niet beperkt tot:
   • (i) overmacht van toeleveranciers,
   • (ii) het niet naar behoren nakomen van verplichtingen van toeleveranciers die door opdrachtgever of diens derden aan Sense HR Support zijn voorgeschreven of aanbevolen,
   • (iii) gebrekkigheid van programmatuur of eventuele bij de uitvoering van de dienst betrokken derden,
   • (iv) overheidsmaatregelen,
   • (v) storing van elektriciteit, internet, datanetwerk- en/of telecommunicatiefaciliteiten,
   • (vi) ziekte van werknemers van Sense HR Support of door haar ingeschakelde adviseurs en
   • (vii) overige situaties die naar het oordeel van Sense HR Support buiten haar invloedssfeer vallen die de nakoming van haar verplichtingen tijdelijk of blijvend verhinderen.
3. In geval van overmacht hebben beide partijen het recht om de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden. Alle kosten gemaakt vóór de ontbinding van de overeenkomst zullen in dat geval door opdrachtgever worden betaald. Sense HR Support is niet verplicht om opdrachtgever te vergoeden voor eventuele verliezen die zijn veroorzaakt door een dergelijke herroeping.

Artikel 13 – Beperking van aansprakelijkheid

1. Indien enig resultaat dat is vastgelegd in de overeenkomst niet wordt bereikt, wordt een tekortkoming van Sense HR Support alleen geacht te bestaan indien Sense HR Support dit resultaat bij het aanvaarden van de overeenkomst uitdrukkelijk heeft beloofd.
2. Indien sprake is van toerekenbare tekortkoming van Sense HR Support, is zij uitsluitend gehouden tot betaling van enige schadevergoeding indien opdrachtgever Sense HR Support binnen 14 dagen na ontdekking van de tekortkoming in gebreke heeft gesteld en Sense HR Support deze tekortkoming vervolgens niet binnen een redelijke termijn heeft hersteld.
3. Indien het verrichten van diensten door Sense HR Support leidt tot aansprakelijkheid, is die aansprakelijkheid beperkt tot het totale bedrag dat in het kader van de overeenkomst wordt gefactureerd, doch slechts ten aanzien van de door opdrachtgever geleden directe schade tenzij de schade het gevolgis van opzet of aan opzet grenzende roekeloosheid zijdens Sense HR Support. Onder directe schade wordt verstaan: redelijke kosten gemaakt ter beperking of voorkoming van directe schade, de vaststelling van de schadeoorzaak, de directe schade, de aansprakelijkheid en de wijze van herstel.
4. Sense HR Support sluit uitdrukkelijk alle aansprakelijkheid uit voor gevolgschade. Sense HR Support is niet aansprakelijk voor indirecte schade, bedrijfsschade, winstderving en/of geleden verlies, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, vermogensverliezen, vertragingsschade, renteschade en immateriële schade.
5. Opdrachtgever vrijwaart Sense HR Support voor alle aanspraken van derden als gevolg van een gebrek ten gevolge van een dienst die door opdrachtgever aan een derde is geleverd en mede bestond uit door Sense HR Support geleverde diensten, tenzij opdrachtgever kan aantonen dat de schade uitsluitend is veroorzaakt door de dienst van Sense HR Support.
6. Enige door Sense HR Support opgeleverde adviezen, op basis van door opdrachtgever onvolledige en/of onjuist verstrekte informatie is nimmer grond voor aansprakelijkheid van Sense HR Support.
7. De inhoud van het opgeleverde advies van Sense HR Support is niet bindend en slechts adviserend van aard. Opdrachtgever beslist zelf en op eigen verantwoordelijkheid of zij de voorstellen en hierin genoemde adviezen van Sense HR Support opvolgt. Alle gevolgen voortvloeiend uit de opvolging van het advies komen voor rekening en risico van opdrachtgever. Opdrachtgever is te allen tijde vrij om haar eigen keuzes te maken die afwijken van het (op)geleverde advies van Sense HR Support. Sense HR Support is niet gehouden aan enige vorm van restitutie indien dit het geval is.
8. Sense HR Support is niet aansprakelijk voor een eventueel verlies van data en gegevens ten gevolge van de door Sense HR Support verrichte diensten.
9. Sense HR Support staat niet in voor een juiste en volledige overbrenging van de inhoud van en door/namens Sense HR Support verzonden e-mail, noch voor de tijdige ontvangst ervan.
10. Alle aanspraken van opdrachtgever wegens tekortschieten aan de zijde van Sense HR Support vervallen indien deze niet schriftelijk en gemotiveerd zijn gemeld bij Sense HR Support binnen een jaar nadat opdrachtgever bekend was of redelijkerwijs bekend kon zijn met de feiten waarop zij haar aanspraken baseert. Direct na het beëindigen van de overeenkomst tussen partijen vervalt de aansprakelijkheid van Sense HR Support.

Artikel 14 – Geheimhouding

1. Sense HR Support en opdrachtgever verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die is verkregen in het kader van een opdracht. De vertrouwelijkheid vloeit voort uit de opdracht en moet tevens worden aangenomen indien men redelijkerwijs kan verwachten dat het om vertrouwelijke informatie gaat. De geheimhouding is niet van toepassing indien de betreffende informatie reeds openbaar/algemeen bekend is.
2. Indien Sense HR Support op grond van een wettelijke bepaling of een gerechtelijke uitspraak gehouden is de vertrouwelijke informatie aan door de wet of bevoegde rechter of aangegeven derde (mede) te verstrekken en Sense HR Support zich niet kan beroepen op een verschoningsrecht, is Sense HR Support niet gehouden tot enige schadevergoeding en geeft opdrachtgever geen grond voor ontbinding van de overeenkomst.
3. De geheimhoudingsverplichting leggen Sense HR Support en opdrachtgever ook de door hen in te schakelen derden op.

Artikel 15 – Vrijwaring en juistheid van informatie

1. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de juistheid, betrouwbaarheid en volledigheid van alle gegevens, informatie, documenten en/of bescheiden, in welke vorm dan ook die zij aan Sense HR Support verstrekt in het kader van een overeenkomst.
2. Opdrachtgever vrijwaart Sense HR Support van elke aansprakelijkheid ingevolge het niet of niet tijdig nakomen van de verplichtingen met betrekking tot het tijdig verstrekken van alle juiste, betrouwbare en volledige gegevens, informatie, documenten en/of bescheiden.
3. Opdrachtgever vrijwaart Sense HR Support voor alle aanspraken van opdrachtgever en door hem ingeschakelde of onder hem werkzame derden, alsmede van klanten van opdrachtgever, gebaseerd op het niet (tijdig) verkrijgen van eventuele subsidies en/of toestemmingen benodigd in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.
4. Opdrachtgever vrijwaart Sense HR Support tegen elke (rechts)vordering welke verband houdt met de verwerking van persoonsgegevens van medewerkers van opdrachtgever of door haar ingeschakelde derde(n) ten gevolge van de uitvoering van de overeenkomst door Sense HR Support.
5. Opdrachtgever vrijwaart Sense HR Support voor alle aanspraken van derden welke voortvloeien uit de werkzaamheden verricht ten behoeve van opdrachtgever, waaronder tevens verstaan maar niet beperkt tot intellectuele eigendomsrechten op de door opdrachtgever verstrekte gegevens en informatie die bij het uitvoeren van de overeenkomst gebruikt kunnen worden en/of het handelen of nalaten van opdrachtgever jegens derde(n).
6. Indien opdrachtgever elektronische bestanden, software of informatiedragers aan Sense HR Support verstrekt, garandeert opdrachtgever dat deze vrij zijn van virussen en defecten.

Artikel 16 – Klachten

1. Indien opdrachtgever klachten heeft over de service van Sense HR Support, is opdrachtgever verplicht om deze klachten zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 3 werkdagen te melden.
2. De klacht moet voldoende onderbouwd zijn, wil Sense HR Support de klacht in behandeling kunnen nemen.
3. Sense HR Support zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 21 werkdagen na ontvangst inhoudelijk reageren op de klacht.
4. Partijen zullen proberen om gezamenlijk tot een oplossing te komen.

Artikel 17 – Toepasselijk recht

1. Op de rechtsverhouding tussen Sense HR Support en opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
2. Sense HR Support heeft het recht deze algemene voorwaarden te wijzigen en zal opdrachtgever hiervan op de hoogte stellen.

November 2024